Die Übersetzung von offiziellen Dokumenten wie einer Heiratsurkunde, einer Geburtsurkunde oder dergleichen erfordert ein hohes Maß an Präzision. Da diese Übersetzungen im Ausland als offizielle Dokumente betrachtet werden, hängen sie auch von den Anforderungen des jeweiligen Landes ab.

Die beglaubigte Übersetzung wird von einem Gerichtsdolmetscher durchgeführt, der dem Dokument eine Erklärung und Unterschrift zur Verfügung stellt, um sicherzustellen, dass die Übersetzung perfekt zum Original passt. Die Signatur kann noch mit einer  Apostille bestätigt werden, die auf das Dokument gedruckt oder angehängt werden kann.

Was ist aber eine Apostille?

Wahrscheinlich haben viele von Ihnen noch nie davon gehört.  Das ist eine Art Stempel, der seit dem 5. Oktober 1961, als das Haager Übereinkommen unterzeichnet wurde, zur Beglaubigung oder Legalisierung öffentlicher Dokumente verwendet wird und mit dem der Prozess der Legalisierung amtlicher Dokumente viel einfacher ist.

Mit der Unterzeichnung des Übereinkommens stimmten die Unterzeichnerstaaten zu, dass es zur Legalisierung eines ausländischen Dokuments ausreicht, dass es in dem Land, in dem das Dokument ausgestellt wurde, durch einen Stempel zertifiziert ist, der als Apostille bezeichnet wird. Dies verkürzt den Prozess der Legalisierung amtlicher Dokumente, es ist jedoch weiterhin erforderlich, die Anforderungen der einzelnen Länder zu berücksichtigen.

Welche Dokumente erfordern eine Apostille?

Die Apostille ist somit auf alle amtlichen Dokumente gestempelt, die von verschiedenen Behörden des Landes ausgestellt wurden, wodurch die Echtheit des Stempels und die Unterschrift der offiziellen Person auf dem Dokument bestätigt werden, nicht jedoch dessen Inhalt.

Auf welchen offiziellen Dokumenten benötigen Sie eine Apostille? Diese sind:

  • Dokumente, die von Stellen und Angestellten der staatlichen Justiz, der Gerichtsämter, der Staatsanwaltschaft und der Gerichtsvollzieher ausgestellt wurden;
  • ausgestellte und notariell beglaubigte Verwaltungsdokumente;
  • offizielle Hinweise zu Einträgen in öffentliche Bücher;
  • offizielle Bescheinigung über Unterschriften auf privaten Dokumenten (Urteile, Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Sterbeurkunde, Staatsbürgerschaftsbescheinigungen, Bescheinigungen,…).

 

Wer ist für die Apostille verantwortlich?

Wenn Sie eine Apostille, müssen Sie sich an die zuständigen Bezirksgerichte oder das Justizministerium wenden. Dort wird die Echtheit der Unterschrift eines Richters, Notars, Gerichtsdolmetschers oder anderer Unterzeichner des Dokuments bestätigt.

Es gibt aber einen wichtigen Unterschied, auf den Sie achten müssen. Die Unterschrift eines Notars kann nur von dem Bezirksgericht beglaubigt werden, das an dem Ort zuständig ist, an dem der Notar seinen Sitz hat, während die Unterschrift eines Gerichtsdolmetschers nur vom Justizministerium beglaubigt werden kann.

Apostille bei beglaubigten Übersetzungen

Wenn Sie eine Apostille für eine beglaubigte Übersetzung benötigen, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass dies ein sehr genaues Verfahren ist, das nur von professionell ausgebildeten Übersetzern, sogenannten Gerichtsdolmetschern, durchgeführt werden kann. Bevor Sie Ihr Dokument zur Übersetzung bringen, sollten Sie sich jedoch fragen, ob Ihr Dokument von einer Apostille beglaubigt werden muss.

Wenn Sie feststellen, dass Sie eine Apostille für eine beglaubigte Übersetzung benötigen, müssen Sie zuerst das Originaldokument bei dem Gericht beglaubigen, das das Dokument ausgestellt hat. Erst dann kann ein Gerichtsdolmetscher das Dokument und den Apostillenstempel gleichzeitig für Sie übersetzen.

Die Authentifizierungsanforderungen variieren von Land zu Land und von Institution zu Institution

Da jedoch in bestimmten Ländern unterschiedliche Zertifizierungsanforderungen bestehen, muss dies sorgfältig abgefragt werden. Zum Beispiel muss sich die Apostille an einigen Stellen sowohl auf dem Original als auch auf der Übersetzung befinden. In diesem Fall wird die Apostille auf dem Original platziert, wonach der Gerichtsdolmetscher das Dokument und die Apostille übersetzt, und dann wird die Apostille auf die Übersetzung gesetzt.

Die Anforderungen unterscheiden sich jedoch auch je nach Institution. Daher muss im Voraus herausgefunden werden, ob Sie eine Zertifizierung mit einer Apostille nur für das Original, die Übersetzung oder sogar für beide zusammen benötigen.